Кейс | CRM для магазина котельного оборудования

Задача / Вызов

До начала работ у клиента уже был сайт, однако его реализовали фрилансеры без устойчивой архитектуры и без надежной интеграции с внутренними процессами В результате заявки фактически не проходили сквозным потоком: данные приходилось переписывать вручную, API, через которое сайт пытался передавать обращения, работало нестабильно или было сломано, а сотрудники тратили время на рутину вместо обработки заказов. Заявки с разных сайтов и форм не собирались в единую систему. Менеджеры вручную переносили обращения в CRM. Не было гибкой логики работы с заявкой, ремонтом, заказами и запчастями. Складской учет не был связан с конкретными ремонтами и заказами. Часть процессов зависела от человеческого фактора и легко ломалась

Наше решение

Мы спроектировали и внедрили модуль приемки заявок, который стал центральной точкой входа для обращений с нескольких сайтов и из разных форм заполнения. Далее вокруг этой точки собрали полноценную структуру работы с клиентом: от первичной заявки до подготовки ремонта, подбора нужных товаров и автоматического запроса запчастей со склада. Прием заявок → Реализовали: автоматическую передачу обращений с нескольких сайтов и разных полей формы напрямую в CRM.

Работа с ремонтом → Реализовали: гибкое ведение заявки на ремонт, подготовку предложения и управление статусами.

Товары и запчасти → Реализовали: возможность добавлять к ремонту товары и запчасти, необходимые для выполнения работ.

Складской учет → Реализовали: учет товаров с привязкой к складам и автоматический запрос нужных позиций.

Детали реализации

По сути, мы не просто доработали сайт, а построили технический оркестратор сразу нескольких бизнес-процессов. Все ключевые сущности были связаны в единую структуру сотрудничества: 1. Клиент 2. Ответственный по клиенту 3. Ремонт для клиента 4. Запчасти для ремонта клиента. Дополнительно реализовали учет звонков, фиксацию дат и времени выезда на объект, а также связку событий с конкретными клиентами и ремонтами. Это позволило видеть весь цикл обслуживания в одном контуре и минимизировать потери информации между менеджерами, техническими специалистами и складом.

Заявка → подготовка предложения по ремонту → автоматический запрос запчастей со склада под данную заявку. Заказ запчастей → автоматический запрос запчастей со склада под данный заказ → создание заявки на ремонт при необходимости. Таким образом, процессы сайта, CRM и склада перестали существовать отдельно и начали работать как единая операционная система клиента. Вместо проблемного сайта с ручной обработкой обращений клиент получил техническую платформу, которая автоматизирует ключевые этапы работы: прием заявок, управление ремонтами, учет товаров и запчастей, складские запросы и связанные действия сотрудников.

Главный эффект проекта — переход от разрозненных действий к единому, управляемому сценарию работы. Система стала опорой для ежедневной операционной деятельности и позволила масштабировать обслуживание без постоянных потерь на ручные процессы. По итогу получился технический сайт для клиента, который работает не как витрина, а как полноценный инструмент управления заявками, ремонтами, заказами и логистикой запчастей.

Результаты работы

+70%

Скорость обработки заявки

−50%

Время на согласование запчастей

-90%

Ошибки при передаче данных